locman.io

Die Ausgangslage

2025: Wir setzten uns mit Dina Jakowlewa zusammen, ihres Zeichens Location Managerin mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in der deutschen Film- und Fernsehbranche. Sie hatte zu diesem Zeitpunkt schon Dutzende Projekte mit Hunderten von Locations koordiniert – und doch gab es in der Branche kein Tool, das wirklich auf ihre Arbeit zugeschnitten ist.

Location Management in der Filmproduktion ist eine komplexe Organisationsaufgabe: Für jede Location müssen Kontaktdaten, Genehmigungen, technische Details, Wegbeschreibungen, Notdienste und unzählige weitere Informationen erfasst und mit verschiedenen Teams geteilt werden. In der Realität sah die Arbeit so aus:

• Datenchaos in Ordnerstrukturen – Location-Daten verstreut über Excel-Tabellen, Word-Dokumente und E-Mail-Anhänge
• Manuelle Updates als Vollzeitjob – Jede Änderung musste in mehreren Dokumenten angepasst und an alle neu verschickt werden
• Versionskonflikte – „Location-Liste-Final-28Aug-Final2.XLSX” wurde zum Running Gag
• Keine Zugriffssteuerung – Entweder alle Informationen teilen oder gar keine

„Mich hat die unnötige Kompliziertheit meiner Arbeit immer genervt, weil wir oft ein und dieselben Daten an tausend Stellen neu eingeben und manuell verwalten müssen. Am Ende musste es doch immer wieder Excel sein – obwohl mir klar war, dass das auch cleverer geht.“

— D. Jakowlewa, Location Managerin

Das Kernproblem

Location Manager koordinieren bei großen Produktionen Teams von 100+ Personen. Jeder braucht andere Informationen:

• Regie und Kamera brauchen Fotos, Grundrisse und technische Daten
• Produktionsleitung braucht Kosten und Verträge
• Catering braucht Anfahrtswege und Parkmöglichkeiten
• Externe Dienstleister brauchen nur spezifische Adressen und Ansprechpartner

Die bestehenden Tools zwangen Location Manager dazu, entweder alles mit allen zu teilen – oder stundenlang individuelle Dokumente zu erstellen. Und Änderungen mussten manuell eingegeben, abgeglichen und an tausend Leute versandt werden.

Die Lösung: Software von Praktikern für Praktiker

Statt eine weitere generische Projektmanagement-Software anzupassen, haben wir gemeinsam mit Frau Jakowlewa eine Lösung entwickelt, die exakt auf die Workflows der Branche zugeschnitten ist.

Zentrales Datenmanagement

Alle Location-Daten an einem Ort – von Kontaktpersonen über technische Details bis zu Notdiensten. Einmal eingeben, überall aktuell.

• Projektübersicht: Alle Locations, Sets, Tech-Basen und Catering-Standorte auf einen Blick
• Detaillierte Location-Profile: Alle relevanten Informationen strukturiert erfasst
• Individuelle Datenfelder: Anpassbar an die spezifischen Anforderungen jeder Produktion
• Dateianhänge: Fotos, Grundrisse und Dokumente direkt an der Location

Detaillierte Sharing-Funktionen

Mit locman.io bieten wir präzise Kontrolle darüber, wer welche Informationen sehen darf.

• Rollenbasierter Zugriff: Teammitglieder als Viewer oder Editor einladen
• Selektive Freigabe: Einzelne Locations oder spezifische Datenfelder freigeben
• Externe Partner: Dienstleister erhalten nur die Informationen, die sie brauchen
• Echtzeit-Updates: Alle sehen immer die aktuellen Daten – keine veralteten E-Mail-Anhänge mehr

Export: Das Beste aus beiden Welten

Spätestens zum Drehtag braucht man eben doch ein Papierdokument zum Ausdrucken. locman.io exportiert:

• Location-Listen zu Excel: Konfigurierbar, mit klickbaren Links, sofort einsatzbereit
• Location-Sheets zu Word: Kompakte Ein-Seiten-Übersicht mit Karte, Kontakten und allen Details
• Import/Export: Alle Projektdaten als CSV oder JSON – die Daten gehören dem Nutzer

„Endlich muss ich nicht mehr dieselben Informationen fünfmal in verschiedene Dokumente eintragen. Ich aktualisiere etwas in locman, und alle im Team haben sofort Zugriff. Das spart mir locker einen halben Tag pro Woche – Zeit, die ich für die eigentliche Location-Arbeit nutzen kann.“

— D. Jakowlewa, Location Managerin, Film & TV

Die Entwicklung

Phase 1: Verstehen (Monat 1)

Die Herausforderung

Keine Software von der Stange erfüllte die spezifischen Anforderungen. Also mussten wir verstehen, was Location Manager wirklich brauchen.

Unser Ansatz

• Intensive Gespräche mit Frau Jakowlewa über typische Workflows
• Analyse bestehender Excel-Vorlagen und Word-Dokumente
• Identifikation der größten Pain Points im Alltag
• Definition der Kern-Features für ein MVP

Ergebnis

Ein klares Bild davon, was die Software leisten muss – und was nicht. Fokus auf das Wesentliche statt Feature-Overload.

Phase 2: Entwicklung (Monate 2–3)

Die Herausforderung

Eine vollständige Web-App von Grund auf entwickeln – in drei Monaten.

Die Umsetzung

• Moderne Web-Technologien für schnelle Performance
• Responsives Design für Desktop und Tablet
• Sichere Authentifizierung und Datenmanagement
• Cloud-Hosting für zuverlässigen Zugriff von überall

Ergebnis

Eine funktionsfähige Beta-Version mit allen wichtigen Features: Projektverwaltung, Location-Datenbank, Sharing-Funktionen und Exports.

Phase 3: Closed Beta (aktuell)

Der aktuelle Stand

locman.io befindet sich in der geschlossenen Beta-Phase. Ausgewählte Location Manager testen die Software im Produktionsalltag und geben Feedback für weitere Verbesserungen.

Was locman.io anders macht

Problem	Alte Lösung	locman.io
Datenaktualisierung	1–2 Stunden pro Änderung	Wenige Sekunden
Teamzugriff	E-Mail-Anhänge verschicken	Echtzeit-Zugriff mit Berechtigungen
Versionskontrolle	„-Final-v3.xlsx”	Eine aktuelle Version für alle
Individuelle Exports	Stundenlang manuell erstellen	Ein Klick, fertig konfiguriert
Datensicherheit	Alles oder nichts teilen	Granular steuern, wer was sieht

Der größte Vorteil: Fokus auf die eigentliche Arbeit

Location Management ist mehr als Datenpflege. Es geht darum, die perfekten Drehorte zu finden, Genehmigungen einzuholen, mit Eigentümern zu verhandeln und dafür zu sorgen, dass am Drehtag alles reibungslos läuft.

Jede Stunde, die man nicht damit verbringt, Unmengen von Excel-Tabellen zu verwalten, ist eine Stunde, um:

• Neue Locations zu scouten
• Bessere Konditionen zu verhandeln
• Probleme aktiv zu lösen
• Zeit mit dem Team vor Ort zu verbringen

„Location Management ist ein Job, bei dem du ständig Hundert verschiedene Aufgaben koordinieren musst. locman.io hat mir eine davon abgenommen – und zwar diejenige, die am nervigsten war. Ich kann mich endlich auf das konzentrieren, was ich gerne mache: super Drehorte finden und dafür sorgen, dass die Produktion reibungslos läuft.“

— D. Jakowlewa, Location Managerin, Film & TV

Was diese Geschichte bedeutet

locman.io ist ein Beispiel dafür, was passiert, wenn Technologie auf echtes Branchenwissen trifft. Statt eine weitere generische Software anzupassen, haben wir zugehört, verstanden und eine Lösung gebaut, die exakt auf die Bedürfnisse einer spezifischen Berufsgruppe zugeschnitten ist.

Der Unterschied

Wir haben nicht einfach ein Datenbank-Tool programmiert. Wir haben zwischen zwei Welten übersetzt und effektiv implementiert:

• Aus „Ich brauche eine bessere Location-Liste” wurde ein durchdachtes Datenmodell
• Aus „Nicht jeder soll alles sehen” wurden granulare Sharing-Funktionen
• Aus „Ich brauche trotzdem Word und Excel” wurden elegante Export-Templates

Das ist unser Ansatz: Technologie, die sich an die Arbeitsweise echter Menschen anpasst – nicht umgekehrt.

---

Interesse an locman.io?

Möchten Sie locman.io testen? Wir suchen derzeit 3–5 weitere Location Manager für unsere geschlossene Beta-Phase. Als Beta-Tester erhalten Sie:

• Dauerhaft kostenlosen Zugang zur Plattform
• Direkten Einfluss auf Feature-Entwicklung
• Priority-Support während der Beta

Voraussetzung: Mindestens ein aktives Filmprojekt mit 10+ Locations Jetzt für Beta-Zugang bewerben unter contact@locman.io.

---

Sie haben ein ähnliches Problem?

Sie arbeiten in einer Branche mit spezifischen Anforderungen, für die keine passende Software existiert? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir auch Ihr Branchenwissen in eine maßgeschneiderte digitale Lösung übersetzen können.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren