Die Ausgangslage
2018: Ein wachsendes Gebäudeservice-Unternehmen mit über 15 Objekten in Berlin. Die Auftragsbücher voll, aber mit veralteten Prozessen, die den Betrieb hemmten.
Gebäudeservice Botje stand vor einer klassischen Herausforderung des deutschen Mittelstands: Das operative Geschäft lief gut, aber die administrativen Prozesse fraßen Zeit und Energie:
- Keine digitale Präsenz – trotz wachsender Nachfrage keine Website, kein Google-Profil
- Rechnungsstellung als Vollzeitjob – 3 Tage monatlich für manuelles Kopieren, Anpassen und Versenden von Rechnungen
- Wachstumspotenzial ungenutzt – Anfragen von Hausverwaltungen mussten abgelehnt werden, weil die Kapazität für Administration fehlte
- Wissen im Kopf statt im System – alle Prozesse und Kundeninformationen nur in den Köpfen der Inhaber
Wir hatten neue Kundenanfragen, aber keine Zeit, uns darum zu kümmern.
Die Zusammenarbeit mit uns
Phase 1: Digitale Sichtbarkeit schaffen (2018–2020)
Die Herausforderung
Ein Reinigungsunternehmen braucht keine komplexe Website – es braucht eine digitale Visitenkarte, die Vertrauen schafft und gefunden wird.
Unsere Lösung
- Moderne, schnelle Website mit klarem Fokus auf Berliner Hausverwaltungen
- Google My Business Profil mit systematischem Review-Management
- Gezielte lokale SEO für “Gebäudereinigung Berlin”
- Strukturierte Daten für maximale Sichtbarkeit
Zwischenergebnis
Erste Anfragen über digitale Kanäle binnen 4 Wochen; anschließend konstanter regelmäßige und langsam steigende Anfragen.
Phase 2: Prozesse digitalisieren (2020-2022)
Die Herausforderung
Nicht „Sie brauchen ein Rechnungsstellungssystem“, sondern „Ihre Rechnungen sollen sich selbst schreiben“.
Der Gamechanger – Implementierung von Zoho Books
- 40+ Wiederkehrende Kundenverträge → automatische monatliche Rechnungserstellung
- Digitaler Versand per E-Mail statt Postversand
- DATEV-Export für den Steuerberater
- Einfaches und schnelles Hinzufügen von Zusatzleistungen
- Vorher: 3 Tage Rechnungsstellung + 2 Tage Buchhaltung = 5 Tage/Monat
- Nachher: 4 Stunden Kontrolle und Freigabe = 0,5 Tage/Monat
- Zeitersparnis: 4,5 Arbeitstage pro Monat
Die Herausforderung
Den Online-Auftritt von einer guten Website zur Umsatzmaschine verwandeln.
Migration von WordPress zu Astro
- Ladezeit von 3,2 auf 0,8 Sekunden reduziert
- PageSpeed Score: 100/100 (Desktop), 96/100 (Mobile)
- Conversion-optimiertes Design mit direkter Kontaktmöglichkeit
- Integration von Terminbuchung und Angebotsrechner
Die Ergebnisse sprechen für sich
Harte Fakten
| Kennzahl | Vorher (2018) | Nachher (2025) | Veränderung |
|---|
| Jahresumsatz | 84.000 € | 280.000 € | +233 % |
| Neue Kunden (digital) | 0 | 12–15/Jahr | +70.000 € ARR |
| Verwaltungsaufwand | 8 Tage/Monat | 3 Tage/Monat | -63% |
| Website-Anfragen | 0 | 8–10/Monat | ∞ |
| Google-Bewertungen | 0 | 5,0 ⭐ | Top 3 lokal |
Der wahre Gewinn: Zeit für das Wesentliche
Früher war ich Bürokraft, heute bin ich wieder Unternehmerin. Die gewonnene Zeit investiere ich in strategische Maßnahmen, Kundenbeziehungen und Qualität – das macht den Unterschied.
Die digitale Transformation ermöglichte es dem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenz zu konzentrieren: exzellenten Service für Berliner Immobilien. Statt Papierberge zu bewältigen, können die Inhaber heute:
- Neue Kunden persönlich betreuen
- Qualitätskontrollen durchführen
- Strategische Partnerschaften aufbauen
- Work-Life-Balance verbessern
Die nächsten Schritte: Digitalisierung 2.0
Aktuell führen wir die nächsten Systeme im Unternehmen ein, um die Prozesse noch effektiver zu gestalten und die Unternehmensführung weiter zu entlasten:
- CRM-System zur professionellen Verwaltung von 40+ Objekten
- Mobiles Projektmanagement für 15 Mitarbeiter im Außendienst
- KI-Integration für Angebotserstellung und Kundenkommunikation
- Digitale Qualitätssicherung mit Fotodokumentation
Was diese Geschichte für Sie bedeutet
Gebäudeservice Botje ist kein Tech-Startup. Es ist ein bodenständiges Berliner Familienunternehmen, das bewiesen hat: Digitalisierung ist kein Hexenwerk – es ist eine Übersetzungsaufgabe.
Die richtigen digitalen Werkzeuge, verständlich eingeführt und konsequent umgesetzt, transformieren nicht nur Prozesse – sie transformieren Unternehmen.
Die Investition
- Gesamtinvestition über 5 Jahre: ~8.500 €
- Zusätzlicher Jahresumsatz: 68.000 €
- ROI im ersten Jahr: 820 %
- ROI nach 5 Jahren: 4.100 %
Der Unterschied
Wir haben nicht einfach eine Website gebaut oder Software installiert. Wir haben zwischen zwei Welten übersetzt:
- Aus „Wir brauchen mehr Kunden“ wurde eine datenbasierte SEO-Strategie
- Aus „Die Buchhaltung ist zu langwierig“ wurde ein automatisiertes Rechnungssystem
- Aus „Wo war nochmal das Angebot für diesen Kunden?“ wurde ein organisiertes CRM-System
Bereit für Ihre eigene Erfolgsgeschichte?
Was wäre, wenn auch Sie 3–5 Tage pro Monat zurückgewinnen könnten? Was wäre, wenn Ihre Website nicht nur schön aussieht, sondern aktiv neue Kunden gewinnt?
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihre Geschäftsziele in digitale Realität übersetzen.
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