Gebäudeservice Botje

Die Ausgangslage

2018: Ein wachsendes Gebäudeservice-Unternehmen mit über 15 Objekten in Berlin. Die Auftragsbücher voll, aber mit veralteten Prozessen, die den Betrieb hemmten.

Gebäudeservice Botje stand vor einer klassischen Herausforderung des deutschen Mittelstands: Das operative Geschäft lief gut, aber die administrativen Prozesse fraßen Zeit und Energie:

• Keine digitale Präsenz – trotz wachsender Nachfrage keine Website, kein Google-Profil
• Rechnungsstellung als Vollzeitjob – 3 Tage monatlich für manuelles Kopieren, Anpassen und Versenden von Rechnungen
• Wachstumspotenzial ungenutzt – Anfragen von Hausverwaltungen mussten abgelehnt werden, weil die Kapazität für Administration fehlte
• Wissen im Kopf statt im System – alle Prozesse und Kundeninformationen nur in den Köpfen der Inhaber

„Als Handwerker war ich skeptisch gegenüber Internetwerbung und ,Computerkram‘. Aber wenn ich sehe, wie viel Zeit wir sparen - das überzeugt auch mich. Die Website bringt uns konstant neue Kunden und ich frage mich manchmal, wie wir das früher überhaupt alles organisiert gekriegt haben.“

— Hans-Jürgen Botje
Inhaber & Geschäftsführer
Gebäudeservice Botje

Die Zusammenarbeit mit uns

Phase 1: Digitale Sichtbarkeit schaffen (2018–2020)

Die Herausforderung

Ein Reinigungsunternehmen braucht keine komplexe Website – es braucht eine digitale Visitenkarte, die Vertrauen schafft und gefunden wird.

Unsere Lösung

• Moderne, schnelle Website mit klarem Fokus auf Berliner Hausverwaltungen
• Google My Business Profil mit systematischem Review-Management
• Gezielte und kontrollierte Online-Werbung über Google
• Gezielte lokale SEO für “Gebäudereinigung Berlin”
• Strukturierte Daten für maximale Sichtbarkeit

Zwischenergebnis

Erste Anfragen über digitale Kanäle binnen 4 Wochen; anschließend konstante und langsam steigende Anfragen.

Phase 2: Prozesse digitalisieren (2020-2022)

Die Herausforderung

Nicht „Sie brauchen ein Rechnungsstellungssystem“, sondern „Ihre Rechnungen sollen sich selbst schreiben“.

Der Gamechanger – Implementierung von Zoho Books

• 40+ Wiederkehrende Kundenverträge → automatische monatliche Rechnungserstellung
• Digitaler Versand per E-Mail statt Postversand
• DATEV-Export für den Steuerberater
• Einfaches und schnelles Hinzufügen von Zusatzleistungen

Die Transformation in Zahlen

• Vorher: 3 Tage Rechnungsstellung + 2 Tage Buchhaltung = 5 Tage/Monat
• Nachher: 4 Stunden Kontrolle und Freigabe = 0,5 Tage/Monat
• Zeitersparnis: 4,5 Arbeitstage pro Monat

Phase 3: Performance optimieren (2023-2025)

Die Herausforderung

Den Online-Auftritt von einer guten Website zur Umsatzmaschine verwandeln.

Migration von WordPress zu Astro

• Ladezeit von 3,2 auf 0,8 Sekunden reduziert
• PageSpeed Score: 100/100 (Desktop), 96/100 (Mobile)
• Conversion-optimiertes Design mit direkter Kontaktmöglichkeit
• Integration von Terminbuchung und Angebotsrechner

Die Ergebnisse sprechen für sich

„Früher habe ich Samstags Rechnungen geschrieben. Heute macht das System das automatisch - und ich verbringe die Wochenenden mit meiner Familie. Statt dauernd Papierkram zu erledigen, kann ich mich endlich wieder um Kunden und Qualität kümmern.“

— Lia Botje
Rechnungswesen & Organisation
Gebäudeservice Botje

Harte Fakten

Kennzahl	Vorher (2017)	Nachher (2025)	Veränderung
Jahresumsatz	78.000 €	304.000 €	+289 %
Neue Kunden (digital)	0	6–14/Jahr	+68.000 € ARR
Verwaltungsaufwand	8 Tage/Monat	3 Tage/Monat	-63%
Website-Anfragen	0	8–10/Monat	∞
Google-Bewertungen	0	5,0 ⭐	Top 3 lokal

Der wahre Gewinn: Zeit für das Wesentliche

Die digitale Transformation ermöglichte es dem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenz zu konzentrieren: exzellenten Service für Berliner Immobilien. Statt Papierberge zu bewältigen, können die Inhaber heute:

• Neue Kunden persönlich betreuen
• Qualitätskontrollen durchführen
• Strategische Partnerschaften aufbauen
• Work-Life-Balance verbessern

Die nächsten Schritte

Aktuell führen wir die nächsten Systeme im Unternehmen ein, um die Prozesse noch effektiver zu gestalten und die Unternehmensführung weiter zu entlasten:

• CRM-System zur professionellen Verwaltung von 40+ Objekten
• Mobiles Projektmanagement für 15 Mitarbeiter im Außendienst
• KI-Integration für Angebotserstellung und Kundenkommunikation
• Digitale Qualitätssicherung mit Fotodokumentation

Was diese Geschichte für Sie bedeutet

Gebäudeservice Botje ist kein Tech-Startup. Es ist ein bodenständiges Berliner Familienunternehmen, das bewiesen hat: Digitalisierung ist kein Hexenwerk – es ist eine Übersetzungsaufgabe.

Die richtigen digitalen Werkzeuge, verständlich eingeführt und konsequent umgesetzt, transformieren nicht nur Prozesse – sie transformieren Unternehmen.

Die Investition

• Gesamtinvestition über 5 Jahre: ~16.500 €
• Zusätzlicher Jahresumsatz: 68.000 €
• ROI im ersten Jahr: 820 %
• ROI nach 5 Jahren: 4.100 %

Der Unterschied

Wir haben nicht einfach eine Website gebaut oder Software installiert. Wir haben zwischen zwei Welten übersetzt:

• Aus „Wir brauchen mehr Kunden“ wurde eine datenbasierte SEO-Strategie
• Aus „Die Buchhaltung ist zu langwierig“ wurde ein automatisiertes Rechnungssystem
• Aus „Wo war nochmal das Angebot für diesen Kunden?“ wurde ein organisiertes CRM-System

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Bereit für Ihre eigene Erfolgsgeschichte?

Was wäre, wenn auch Sie 3–5 Tage pro Monat zurückgewinnen könnten? Was wäre, wenn Ihre Website nicht nur schön aussieht, sondern aktiv neue Kunden gewinnt?

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihre Geschäftsziele in digitale Realität übersetzen.

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