Prozessautomatisierung für den Mittelstand in Berlin
Weniger Arbeit – mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Klingt wie ein Traum?
Wir vereinfachen Ihre Geschäftsprozesse mit digitalen Tools – so viel wie möglich, so wenig wie nötig.
M. Strijov, Inhaber
- 🎓 B.Sc. Bauingenieur
- 💼 Staatlich geprüfter Übersetzer
- 🏛️ Ermächtigt beim Landgericht Berlin
- 🌐 3 Jahre Language Lead bei Coinbase
Kennen Sie das?
Es ist 19 Uhr. Sie sitzen immer noch im Büro. Die Excel-Liste mit den Kundenterminen ist schon wieder veraltet. Die Rechnungen vom letzten Monat? Noch nicht verschickt. Die Terminanfragen von heute? Unbeantwortet. Ihre Mitarbeiterin hat gerade gekündigt – der Papierkram war ihr zu viel.
Sie sind nicht allein. Deutsche Unternehmen verlieren durchschnittlich 30 % ihrer Arbeitszeit an manuelle, sich wiederholende Prozesse. Bei Arztpraxen sind es sogar 40 %. Das sind 12 Stunden pro Woche, die Sie mit Ihrer Familie verbringen könnten.
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Rechnungen verschlingen viel Zeit?
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Die Rechnungsstellung ist manuell, zeitaufwändig, fehleranfällig – und schlichtweg frustrierend.
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Termine werden zum Vollzeit-Job?
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Terminanfragen müssen einzeln bearbeitet, Kalender manuell abgeglichen und Erinnerungen per Hand verschickt werden.
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Papierchaos frisst Nerven?
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Belege stapeln sich, wichtige Dokumente verschwinden und die Suche nach Unterlagen kostet täglich wertvolle Zeit.
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Kundendaten sind überall verstreut?
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Informationen liegen in Excel-Tabellen, E-Mails und Notizzetteln – ein vollständiges Kundenbild ist unmöglich.
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Mitarbeiter verbringen Stunden mit Doppelarbeit?
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Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben, weil die Systeme nicht miteinander sprechen.
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Auftragsstatus ist für alle ein Rätsel?
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Wer macht was bis wann? Projekte geraten ins Stocken, weil niemand den Überblick behält.
Was wäre, wenn…
- Ihre Rechnungen sich automatisch selbst schreiben und versenden würden?
- Terminanfragen nachts um 2 Uhr gebucht werden könnten – ohne Ihr Zutun?
- Patientendaten DSGVO-konform von der digitalen Anamnese direkt ins System flößen?
- Sie jeden Morgen wüssten, was heute wichtig ist – ohne 47 Excel-Tabellen zu öffnen?
Das ist keine Zukunftsmusik – das sind Prozesse, die sich schon heute mit relativ einfachen Mitteln automatisieren lassen.
So funktioniert unsere Digitalisierungsberatung
Von der Analyse bis zur sanften Integration begleiten wir Sie Schritt für Schritt bei der Automatisierung Ihrer Abläufe. Unser Ansatz sorgt dafür, dass erste Ergebnisse schon nach wenigen Tagen sichtbar sind und sich die Technik nahtlos in den Arbeitsalltag Ihres Teams einfügt.
Quick Win Garantie: Bereits in der ersten Woche identifizieren wir 3 Sofortmaßnahmen, die Sie auch ohne uns umsetzen könnten – so können Sie sich sicher sein, dass sich Ihr Investment auch wirklich lohnt.
1. Tag 1–3: Analyse & Bestandsaufnahme
Wir schauen uns Ihre täglichen Abläufe an – nicht mit Beraterbrille, sondern mit Ingenieursblick. Wo verlieren Sie Zeit? Was nervt Ihre Belegschaft? Welche Fehler passieren immer wieder?
2. Tag 4–7: Planung
Dann setzen wir uns gemeinsam hin und verfassen einen Plan, um genau die Automatisierungen zu entwickeln, die Sie brauchen – nicht mehr und nicht weniger.
3. Woche 2–3: Erste Automatisierung live
Nach wenigen Wochen ist die erste Automatisierung bereits live und verfügbar und kann von allen ausprobiert werden. So sehen Sie früh, ob wir auch wirklich den Mehrwert bieten, den wir versprechen.
4. Monat 2–3: Vollständige Umsetzung
Wir fangen in kleinen Schritten an und demonstrieren erste Erfolge. So ist Ihr Team motiviert, am Ball zu bleiben und Änderungen anzunehmen – denn das größere Hindernis ist oft die Akzeptanz durch die Belegschaft.
5. Monat 4–5: Sanfte Integration
Ihre Mitarbeiter müssen keine IT-Experten werden. Wir führen Neuerungen schrittweise ein, schulen vor Ort und bleiben ansprechbar. Die Technik passt sich an Sie an – nicht umgekehrt.
Nachweisbare Ergebnisse
Unsere Kunden berichten von messbaren Erfolgen: mehr Umsatz durch bessere Sichtbarkeit, direkte Buchungen statt teure Vermittlungsgebühren, und deutliche Zeitersparnisse durch digitale Lösungen. Das sind keine Hochglanzversprechen, sondern echte Ergebnisse aus echten Projekten. Jede Zahl steht für ein Unternehmen, dem wir geholfen haben, digital durchzustarten.
Im Jahr eingespart
Früher haben wir 5 Tage im Monat nur Rechnungen geschrieben. Heute macht das Zoho Books fast vollautomatisch – DATEV-konform und ohne Fehler. Ich muss nur noch jeden Monat einen Blick darauf werfen und sie genehmigen. Das sind 55 Arbeitstage im Jahr, die für andere Sachen freiwerden.“
Hans-Jürgen BotjeInhaber & Geschäftsführer
Gebäudeservice Botje
Im Location Management
Bevor wir angefangen haben, locman.io zu benutzen, musste ich die Location-Liste dauernd manuell updaten und herumschicken. Nun haben alle automatisch online Zugriff auf die aktuelle Version. Location Sheets mussten vor jedem Drehtag in Detailarbeit erstellt werden. Jetzt mache ich ein paar Klicks und passe sie an – es geht problemlos dreimal schneller.“
D. Jakowlewa,Location Managerin
Filmbranche
So funktioniert Prozessautomatisierung in der Praxis
Nehmen wir ein konkretes Beispiel aus unserer Praxis: Gebäudeservice Botje, ein Berliner Familienunternehmen mit ca. 15 Mitarbeitern. Wir hatten das Privileg, hier eine vollumfängliche Digitalisierung durchführen zu könen, in deren Rahmen wir auch sämtliche Prozesse digitalisiert und automatisiert haben, für die es sinnvoll war.
Rechnungsstellung vorher
Alle Rechnungen aus Ordnern kopieren → Daten manuell ändern → ausdrucken → per Post versenden.
Rechnungsstellung nachher
Wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellt → Prüfung → 1 Klick E-Mail-Versand. Zeitersparnis: 5 Arbeitstage pro Monat.
Projektmanagement vorher
Alle Aufgaben im Kopf behalten → auf Zettel notieren → ständig nachfragen müssen.
Projektmanagement nachher
Monday.com mit mobiler App → Aufgaben zuweisen → Fortschritt in Echtzeit verfolgen → Mobile Dokumentation. Zeitersparnis: 8 Stunden pro Woche.
Kundenkommunikation vorher
WhatsApp auf einem Gerät → wichtige Nachrichten übersehen → chaotische Kommunikation.
Kundenkommunikation nachher
WhatsApp Business auf mehreren Geräten → geteilter Zugang → strukturierte Kundenbetreuung. Zeitersparnis: 3 Stunden pro Woche.
Terminplanung vorher
Termine per Telefon abstimmen → in verschiedenen Kalendern notieren → Doppelbuchungen.
Terminplanung nachher
Google Calendar geteilt → mobile Synchronisation → automatische Benachrichtigungen. Zeitersparnis: 4 Stunden pro Woche.
Dokumentenverwaltung vorher
Verträge in verschiedenen Ordnern → lange Suchzeiten → wichtige Dokumente verloren.
Dokumentenverwaltung nachher
Strukturierte Google Drive Ordner → mobiler Zugriff → sofortige Auffindbarkeit. Zeitersparnis: 5 Stunden pro Woche.
Qualitätskontrolle vorher
Subunternehmer-Bewertungen im Kopf → keine systematische Dokumentation → wiederkehrende Probleme.
Qualitätskontrolle nachher
Digitale Bewertungsmatrix → Leistungshistorie → datenbasierte Entscheidungen. Zeitersparnis: 3 Stunden pro Woche.
Mobile Arbeitsabläufe vorher
Zurück ins Büro für jede Information → Arbeitsunterbrechungen → ineffiziente Routen.
Mobile Arbeitsabläufe nachher
Alle Daten mobil verfügbar → Aufgaben direkt vor Ort bearbeiten → optimierte Arbeitsabläufe. Zeitersparnis: 6 Stunden pro Woche.
Warum oceanweb.io?
Wir sprechen beide Sprachen – Tech und Business.
Mein Name ist Michail Strijov, ich bin der Gründer und Inhaber von oceanweb.io. Als staatlich geprüfter Übersetzer und studierter Ingenieur übersetze ich nicht nur zwischen Deutsch und Englisch, sondern vor allem zwischen komplexer Technologie und Ihrem Geschäftsalltag.
Was andere in unverständlichem IT-Deutsch erklären, mache ich für Sie greifbar: klare Konzepte, nachvollziehbare Schritte, messbare Ergebnisse.
Bei der Implementierung folge ich einem einfachen Prinzip: Evolution statt Revolution. Wir werfen nicht alles über den Haufen, sondern fügen neue Prozesse behutsam in Ihre bestehenden Abläufe ein. Erst wenn der erste Baustein perfekt sitzt und alle damit arbeiten können, setzen wir den nächsten. So entsteht keine Baustelle, sondern ein stabiles digitales Fundament, auf dem Ihr Unternehmen wachsen kann.
Was unsere Automatisierungen bewirken
- ⏰ 10+ Stunden Zeitersparnis pro Mitarbeiter pro Monat
- 📈 30% schnellere Rechnungsstellung = besserer Cashflow
- ❌ 75% weniger Fehler bei Dateneingabe
- 😊 Zufriedenere Mitarbeiter (weniger Frust-Arbeit)
- 💰 Amortisation in 3–6 Monaten bei den meisten Projekten
Compliance? Aber sicher!
Als staatlich geprüfter technischer Übersetzer und Ingenieur kenne ich beide Welten: Die komplexen Anforderungen deutscher Regularien UND moderne Tech-Lösungen.
Unsere Automatisierungen sind immer:
DSGVO-konform
Patientendaten sind heilig und werden nach den strengsten Datenschutzrichtlinien geschützt.
GoBD-zertifiziert
Ihre Buchhaltung ist revisionssicher, prüfungstauglich und jederzeit nachvollziehbar.
KassenSichV-konform
Alle Kassensysteme sind TSE-integriert und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
In Deutschland gehostet
Ihre Daten bleiben garantiert auf deutschen Servern und unterliegen deutschem Recht.
Pakete Prozessautomatisierung
Die Preise für unsere Prozessautomatisierungs-Pakete sind eng an den erforderlichen Arbeitsaufwand geknüpft. Suchen Sie sich also das Paket aus, das am besten zu Ihren Zielen passt. Dank unserer Quick-Win-Garantie erhalten Sie – unabhängig vom gebuchten Paket – 3 Empfehlungen für Automatisierungen, die Sie auch ohne uns umsetzen können, um effizienter zu arbeiten.
Im Paket enthalten:
- Analyse Ihrer 3 größten Schmerzpunkte
- Eine zentrale Automatisierung (z.B. Rechnungswesen)
- Schulung und Dokumentation
- Typische Zeitersparnis: 5h/Woche
Im Paket enthalten:
- Umfassende Prozessanalyse
- 2–3 vernetzte Automatisierungen
- Integration bestehender Systeme
- 3 Monate Begleitung und Support bei Fragen
- Typische Zeitersparnis: 15h/Woche
Der ROI hinter unseren Automatisierungsmaßnahmen
Unsere Automatisierungsprojekte lohnen sich – je weniger digital Sie im Moment arbeiten, umso mehr!
Ihre Einsparungen
- 10h/Woche gespart × 50€/h
- → 500€/Woche
- → 2.000€/Monat
- → 24.000€/Jahr
Ihre Investition
- 5.500€ einmalig
- Amortisation: unter 3 Monate
- ROI im ersten Jahr: 436%
„Werden meine Mitarbeiter das akzeptieren?“
„Was, wenn die Technik ausfällt?“
„Ist das nicht wahnsinnig kompliziert?“
„Können wir uns das leisten?“
„Wir haben schon Software, die keiner nutzt“
„Wir verlieren die Kontrolle über unsere Daten“
Sie haben 2 Optionen
Option 1: Weitermachen wie bisher.
In einem Jahr haben Sie 2.000 Stunden mit Dateneingabe verschwendet.
Option 2: Minuten mit uns sprechen.
In einem Jahr haben Sie 2.000 Stunden für Wichtigeres gewonnen.
Option 1: Weitermachen wie bisher.
In einem Jahr haben Sie 2.000 Stunden mit Dateneingabe verschwendet.
Option 2: Minuten mit uns sprechen.
In einem Jahr haben Sie 2.000 Stunden für Wichtigeres gewonnen.