Erfahren Sie anhand konkreter Beispiele, wie deutsche KMUs mit Digitalisierung Zeit sparen, Prozesse automatisieren und bis zu 50.000 € Fördermittel nutzen können – inklusive Tools, Strategien und Praxistipps.
Die digitale Rechnungsstellung führt die sog. „Quick-Win-Kategorien“ an, also Digitalisierungsmaßnahmen, bei denen mit wenig Aufwand viel Zeit gespart werden kann. Hierbei werden die Erstellung und der Versand von Rechnungen automatisiert – statt am Monatsende Rechnungen einzeln zu schreiben und anzulegen, lassen sich wiederkehrende Rechnungen komplett automatisieren. Einmalige Rechnungen können schnell angelegt, bearbeitet und versendet werden. Die Finanzdaten lassen sich dann einfach weiterverwenden – beispielsweise um über das Online-Banking zu prüfen, welche Rechnungen schon bezahlt wurden, oder um die Bilanzführung am Ende des Quartals zu vereinfachen.
Die Einsparungen sind beeindruckend: DATEV Mittelstand Faktura (ab 53,30€/Monat) erzielt bis zu 70 % Aufwandsreduzierung bei der Rechnungsverarbeitung. Lexware Office (6,90€ - 29,90€/Monat) spart 60–80 % Zeit durch Automatisierung und amortisiert sich typischerweise nach 6 Monaten.
Mit Terminverwaltungssystemen können Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, Termine bei Ihnen online zu buchen. Diese können Sie dann nach Belieben Verwalten. Das ist sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden überaus bequem – digitale Lösungen wie meetergo erzielen 40 % Zeitersparnis bei der Terminkoordination. Die DSGVO-konforme deutsche Lösung mit integriertem Videokonferenz-Tool reduziert No-Shows um 10–15 % und ermöglicht 24/7-Buchbarkeit für Umsatzsteigerungen.
Ein CRM‑System (Customer Relationship Management) ist eine Software zur zentralen Verwaltung aller Kundendaten und Interaktionen – beispielsweise Kontaktdaten, E‑Mails, Anrufe, Verkaufs‑ und Servicehistorie. So können Vertrieb, Marketing und Kundenservice auf einen Blick sehen, wer der Kunde ist und was der aktuelle Stand bei ihm ist. Die Vorteile:
CRM-Systeme zeigen besonders starke ROI-Werte: CentralStationCRM und combit CRM aus Deutschland bieten 30–40 % Zeitersparnis bei der Informationssuche und 15–25 % Umsatzsteigerung durch besseres Lead-Management. HubSpot amortisiert die Implementierungskosten in der Regel innerhalb von 3–6 Monaten bei konsequenter Nutzung.
Ein Dokumentenmanagement‑System (DMS) ist eine Softwarelösung zur Verwaltung digitaler Dokumente – vom Scannen von Papierdokumenten bis hin zur Bearbeitung von Office-Dateien, PDFs und E‑Mails.
Dokumentenmanagement-Systeme wie d.velop documents und ecoDMS erzielen 60–80 % Zeitersparnis bei der Dokumentensuche und 40-75 % Effizienzsteigerung bei repetitiven Aufgaben. Die Implementierung dauert 2–4 Wochen, die vollständige Umstellung 3–6 Monate.
Bei der Prozessautomatisierung werden wiederkehrende manuelle oder regelbasierte Abläufe – etwa in IT, HR, Finanzen oder Verwaltung – durch Softwaretools und Workflows ersetzt, sodass sie automatisch und ohne Überwachung durch Mitarbeitende ablaufen.
Automatisierungen, beispielsweise mit Make.com oder SAP RPA, bieten 40–75 % Zeitersparnis bei sich wiederholenden Aufgaben und 15–30 % Kosteneinsparung bei den Betriebskosten. Die Implementierung dauert 2–8 Wochen für erste Prozesse, Investitionen amortisieren sich in der Regel nach 3–6 Monaten. (BVMW, KMUAutomation)
Am deutlichsten zeigen sich die Vorteile der Digitalisierung sich im Bereich der professionellen Dienstleistungen mit standardisierten Prozessen.
Steuerberatungskanzleien führen das Feld an: Die Dr. Knabe Steuerberatungsgesellschaft in Potsdam erreichte eine Digitalisierungsquote von 75 % bei Primanotabuchungen und macht digitale Zusammenarbeit zur Bedingung für Neumandanten. Fünfmal in Folge erhielt sie das DATEV-Label „Digitale Kanzlei“ – eine Auszeichnung, die nur wenige hundert Kanzleien deutschlandweit tragen.
Im Handwerk zeigt die AGT Schornstein- und Abgas-Unternehmensgruppe in Bitburg, wie 80% aller Arbeitsschritte digitalisiert werden können. Die intern entwickelte App „AGTigital“ ersetzt unzählige Papierformulare durch QR-Code-basierte Baustellendokumentation. Mitarbeiter benötigen nur noch ihr Smartphone statt mehrerer Ordner mit Unterlagen.
Auch Ärztinnen und Ärzte profitieren von Telemedizin und Online-Terminbuchung. 90% der Patienten würden digitale Behandlungsangebote erneut nutzen. Die automatisierte Terminvergabe entlastet das Praxispersonal erheblich und reduziert No-Shows durch automatische Erinnerungen.
Anwaltskanzleien erreichen mit der E-Akte 50% Zeitersparnis bei Aktensuche und -verwaltung. Der vollständige Aktenzugriff über Tablets bei Gerichtsterminen und automatisierte Workflows für Fristverlängerungsanträge steigern die Effizienz um 30-50% bei administrativen Aufgaben.
Die Digitalisierung deutscher KMUs zeigt 2024/25 deutliche Fortschritte mit messbaren Erfolgen, aber auch langfristige Herausforderungen. Während 35 % der mittelständischen Unternehmen aktiv digitalisieren (KfW, DE.DIGITAL) und dabei im Schnitt 25.000 Euro investieren, entstehen nachweisbare Effizienzgewinne von 15–30 % in automatisierten Bereichen. Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte amortisieren sich typischerweise innerhalb von 6–18 Monaten und führen zu 18 % Umsatzsteigerung durch neue Geschäftsmodelle. Der deutsche Mittelstand investierte 2024 insgesamt 31,9 Milliarden Euro in Digitalisierung – 54 % mehr als vor Corona. Gleichzeitig kämpfen 68 % der Unternehmen mit IT-Fachkräftemangel und 60% mit Zeitmangel bei der Umsetzung.
Durch angepasste Umsetzungs- und Investitionsstrategien je nach Unternehmensgröße lassen sich Investitionen schnell amortisieren:
Kleinstunternehmen (1-5 Mitarbeiter) sollten mit Lexware Office (29,90€/Monat) plus einfachem CRM beginnen – die Gesamtkosten liegen hier bei 50–80 € pro Monat, nach 3–6 Monaten sind die Implementierungskosten wieder eingeholt.
Kleine Unternehmen (5-20 Mitarbeiter) können beispielsweise DATEV Mittelstand, HubSpot Starter und Basis-DMS für 200–400 € pro Monat mit 6–12 Monaten ROI kombinieren.
Mittlere Unternehmen (20-100 Mitarbeiter) investieren in vollintegrierte Lösungen plus professionelle RPA für 1.000-3.000€/Monat mit 12-18 Monaten ROI.
Quick Wins – also schnell und einfach umzusetzende Maßnahmen, die viel bringen – sind beispielsweise die E-Rechnung (obligatorisch ab 2025) und die digitale Terminverwaltung. (Die KMU-Berater)
Mittelfristige Projekte sind beispielsweise die CRM-Implementierung und ein grundlegendes DMS.
Langfristige Strategien umfassen die vollständige Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie die umfassende Workflow-Integration.
Change Management erfordert frühzeitige Mitarbeitereinbindung, transparente Kommunikation und systematische Schulungsprogramme. 58 % der deutschen Mittelständler führen bereits interne Weiterbildungen durch – diese sind in den meisten Förderprogrammen förderfähig.
IT-Sicherheit und DSGVO-Compliance müssen von Projektbeginn mitgedacht werden. 46 % der KMU planen 2024 Investitionen in IT-Sicherheit, separate Förderlinien dafür sind in den meisten Programmen verfügbar.
Projektionen von McKinsey versprechen 0,3 Prozentpunkte zusätzliches Wirtschaftswachstum pro Jahr durch konsequente Digitalisierung im Mittelstand. Die größten Potenziale liegen in den Bereichen IKT (17,2 Mrd. Euro), Metall/Elektro (15,1 Mrd. Euro) und Groß-/Außenhandel (14,4 Mrd. Euro). (Quelle: McKinsey & Company)
KI-Adoption beschleunigt sich indessen: 20 % aller Unternehmen nutzen bereits KI, bei Großunternehmen sind es 48 %. Der RPA-Markt wächst mit 19,5 % jährlich, 74 % der deutschen Unternehmen setzen bereits auf Robotic Process Automation.
Erfolgreiche Digitalisierung zeichnet sich durch Digitalisierungsstrategie (nur 29% aller KMUs haben eine), 18% F&E-Budget-Anteil für Digitalisierung, McKinsey & Company systematisches ROI-Monitoring und Fokus auf strategische Ziele statt nur Effizienz aus.
Deutsche KMUs stehen vor der größten Digitalisierungswelle ihrer Geschichte. Wer jetzt strategisch investiert und die verfügbaren Fördermittel nutzt, kann bei administrativen Kosten 20–40 % einsparen und die Produktivität im Unternehmen um bis zu 50 % steigern. So können mittelständische Unternehmen auch im aktuellen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.
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